PENGARUH TATA RUANG KANTOR TERHADAP KENYAMANAN DAN KESUKSESAN PERUSAHAAN

THE IMPACT OF OFFICE LAYOUT ON COMPANY COMFORT AND SUCCES

 

PENGARUH TATA RUANG KANTOR TERHADAP KENYAMANAN DAN KESUKSESAN PERUSAHAAN

 

by:

Mikhael Oktophilus Simarmata - 185254020

Program Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

 

ABSTRACT 

Office is a place, where office work is usually done under any name, and to achieve a goal. In the office there are many elements that support and are interconnected with each other, the most important element is the human resource itself. But other elements are no less important and can be called supporting elements. The purpose of this study was to determine the effect of one of the supporting elements, namely office layout on company comfort and performance. To obtain information, I use Literature method and the Observation method was used at the Santa Maria 2 Bandung High School teacher's office as a comparison. The analysis shows that the office layout plays a very big role in determining the comfort and success of a company. Employees will be more aware of their responsibilities and can achieve the company's output or goals

 

Keywords : office layout, comfort, employees

 

ABSTRAK

Kantor merupakan sebuah tempat, dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga, dan untuk mencapai sebuah tujuan. Dalam kantor terdapat banyak unsur yang menunjang dan saling berkaitan satu sama lain, unsur yang paling penting adalah sumber daya manusia itu sendiri. Namun unsur lain pun tidak kalah pentingnya dan dapat disebut unsur penunjang. Tujuan dari penelitian ini adalah, mengetahui pengaruh dari salah satu unsur penunjang, yakni tata ruang kantor terhadap kenyamanan dan kinerja perusahaan. Untuk mendapatkan informasi, digunakan metode Studi Literatur dan juga Observasi di kantor guru SMA Santa Maria 2 Bandung, sebagai pembanding. Hasil analisis menunjukkan bahwa tata ruang kantor memegang peranan yang sangat besar dalam menentukan kenyamanan dan kesuksesan sebuah perusahaan. Karyawan akan lebih sadar akan tanggung jawabnya dan dapat mencapai output atau tujuan perusahaan tersebut

 

Katakunci : tata ruang, kenyamanan,karyawan

 

1.    LATAR BELAKANG

 

Pada zaman yang serba mudah ini, kita sudah tidak asing dengan istilah kantor. Anggapan umum bahwa kantor adalah sebuah tempat dimana orang orang bekerja, dengan berbagai kompleksitas didalamnya. Anggapan itu sering kita dengar dan tidak salah sama sekali. Menurut J.C Denyer, dalam bukunya “Office Administration” mengatakan bahwa kantor merupakan tempat dimana pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa kantor adalah sebuah tempat dimana orang dapat bekerja untuk menyelesaikan pekerjaan nya. Apapun pekerjaan nya dapat disebut kantor apabila orang tersebut secara rutin mengerjakannya disana. Dalam kantor terdapat beberapa unsur, dimana unsur yang paling penting adalah sumber daya manusia, atau kita bisa menyebutnya dengan karyawan atau pegawai.

 

Karyawan ini berperan penting dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan di suatu organisasi. Dalam kata lain karyawan adalah pelaksana kantor atau salah satu lapisan inti yang menunjang keberhasilan sebuah organisasi / perusahaan. Dalam melakukan pekerjaannya di kantor, karyawan dituntut untuk bekerja dengan baik dan optimal agar tujuan organisasi dapat terlaksana. Dengan demikian setiap karyawan harus memiliki semangat dan kinerja yang bagus. Jika semangat dan kinerja karyawan itu bagus maka akan membawa keberhasilan bagi organisasi tersebut. Sebaliknya jika semangat dan kinerja karyawan buruk akan berdampak pada output yang dihasilkan.

Setiap organisasi memiliki peran penting dalam meningkatkan kinerja dan motivasi karyawan.Setiap organisasi juga harus berupaya untuk meningkatkan faktor-faktor yang bisa membuat produktivitas dan kinerja karyawan meningkat dan lebih baik dari sebelumnya. Kenyamanan adalah salah satu hal yang sangat signifikan dalam menunjang kinerja serta motivasi karyawan dalam melakukan setiap pekerjaanya. Tidak selamanya hasil yang dicapai oleh  karywan selalu baik dan sesuai target, adakalanya dalam proses kerja, akan menghadapi berbagai kendala dan masalah. Hal itu adalah hal yang wajar, namun harus cepat dibenahi agar tidak menghambat organisasi / perusahaan tersebut.

 

Hasil dari pencapaian karyawan dapat saja maksimal atau bahkan bisa saja jauh dibawah standar, hal tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor. Ada faktor fasilitas kantor, rekan kerja maupun lingkungan kantor. Hal-hal semacam itu dapat dikategorikan atau termasuk ke dalam tata ruang kantor. Sebuah perusahaan harus membuat karyawan tersebut bekerja dengan nyaman. Salah satu faktornya yaitu penerapan tata ruang kantor yang tepat dan benar.

 

Semakin berkembangnya jaman, tata ruang kantor ini penerapannya sangat berpengaruh terhadap efektivitas dan kelancaran kinerja karyawan. Apabila tata ruang kantor tersebut kurang tepat, lalu lingkungan kerja pun tidak terlalu nyaman, dan prosedur kerja yang tidak sesuai dengan kebutuhan, dan yang terakhir adalah antar karyawan tidak ada keterikatan, maka hal tersebut akan membuat karyawan yang bekerja menjadi cepat lelah, bekerja asal, malas, jenuh, tidak bersemangat, dan suntuk untuk beraktivitas. Hal ini adalah masalah yang harus benar benar diselesaikan, bila tidak maka akan timbul masalah masalah baru yang menghambat proses berjalannya suatu organisasi/perusahaan.

 

Menciptakan sebuah tata ruang yang cocok dengan skema perusahaan, bukanlah suatu hal yang mudah dan diciptakan secara tiba tiba. Diperlukan proses yang matang dengan berbagai pertimbangan, sebagai bagian dari proses penentuan tata ruang yang pas. Penataan kantor yang tepat akan memberikan dampak positif terhadap kinerja karyawan, dan dampak secara makro nya bagi perusahaan adalah produktivitas dan kinerja perusahaan secara umum akan naik.

Beberapa hal yang termasuk kedalam tata ruang kantor, yang bisa mempengaruhi kinerja karyawan, diantaranya pengaturan cahaya, pengaturan peralatan dan perabotan kantor, lokasi kantor dan sebagainya.

 

Dengan semakin banyaknya jumlah penduduk dan harga tanah yang semakin mahal pula, maka dewasa ini, para perusahaan harus berpikir dengan teliti untuk menerapkan bagaimana tata ruang kantor yang akan dibuat. Dengan pertimbangan luas bangunan dan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Hal hal tadi haruslah diperhatikan dengan teliti agar tidak salah mengambil keputusan. Perlu diingat sebuah kantor tidak selalu berukuran besar untuk membuatnya menjadi efektif dan nyaman, tapi dibutuhkan kepekaan dan pengetahuan akan rancangan kebutuhan perusahaan.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil judul penelitian: “Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kenyamanan dan Kesuksesan Perusahaan”.

 

2.      KAJIAN LITERATUR

2.1. Pengertian Tata Ruang

 

Ruang adalah suatu tempat atau posisi tertentu  yang berwujud atau secara fisik bisa kita lihat dan ketahui keberadaannya. Dimana di tempat itulah berada orang orang diam atau mengerjakan suatu kegiatan, itu merupakan pengertian tentang apa itu ruang. Kita sendiri tidak asing mendengar kata “ruang” dan kebanyakan akan berpikir seperti itu. Sedangkan arti penataan ruang adalah mengatur, merencanakan, mengendalikan sebuah ruangan.

 

            Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa tata ruang kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk mengatur, menata, mengendalikan serta menyusun hal hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor, dengan efektif dan efisien, karena kembali lagi tujuan penataan ini adalah untuk memudahkan kantor dalam mengerjakan tugas kantor nya. Penataan perlu dilakukan dengan perancangan yang matang dan eksekusi yang pas. Agar terciptanya suasana kerja yang memungkinkan dipakai berkegiatan dengan nyaman dan tenang. Hal seperti ini mungkin terlihat sepele, namun sangatlah berdampak pada karyawan saat bekerja. Bila ruang mereka bekerja sangat nyaman maka akan menumbuhkan semangat dan gairah karyawan, ditambah dengan sinergi yang matang antar orang di dalamnya, maka dapat dipastikan tujuan perusahaan akan mudah dicapai. Namun sebaliknya apabila ruang kerja tidak nyaman, dan tenang, maka bisa saja terjadi masalah masalah selanjutnya yang tentu akan merugikan semua pihak dalam perusahaan tersebut.

            Menurut Gustafsson dalam Sukoco (2007:189), tata ruang sebuah kantor akan mempengaruhi kedinamisan suatu tempat kerja. Mendukung pernyataan diatas,

jadi dapat disimpulkan bahwa secara mikro atau makro, tata ruang kantor akan mempengaruhi keadaan sekitar. Meskipun sumber daya manusia adalah hal yang paling penting dalam kantor, namun tanpa tata ruang yang baik, maka sumber daya manusia pun tidak akan mengeluarkan potensi terbaiknya. Secara logika memang sangat masuk akal. Ruang kantor adalah territorial kerja seorang dengan lainnya. Bagaimana bisa mengeluarkan potensi terbaiknya apabila berdiam di ruang kantor yang tidak nyaman selama 8 jam sehari.

            Quible dalam (Juwiling,2016,hlm 43 – 44.) mengatakan bahwa ada beberapa faktor yang harus diperhatikan agar terciptanya tata ruang kantor yang efektif, antara lain :

a. Tugas Pegawai Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka.

b. Arus Kerja Analisis arus (work flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas kerja secara horizontal atau vertikal tentunya sangat diperlukan dalam perencanaan layout.

c. Bagan Organisasi Ketika arus kerja berlangsung secara vertikal, bagan organisasi akan menggambarkan tentang wewenang masing-masing anggota organisasi.

d. Proyeksi Kebutuhan Kerja di masa datang Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

e. Jaringan Komunikasi Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi (telepon, email, surat, tatap muka dan lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai.

f. Departemen dalam Organisasi Banyak perusahaan mengelolah kantornya berdasarkan fungsi terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruangan kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka.

g. Kantor Publik dan Privat Pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor private yang mahal.

h. Kebutuhan Ruang Beberapa faktor yang dapat menjelaskan ruangan yang minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak.

i. Pertimbangan Keamanan Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari suatu area ke area yang lain.

j. Pembiayaan Ruang Perkantoran Dapat dikatakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya dibidang SDM.

2.2 Syarat Kantor yang Nyaman

(Chaniago,2013) Ada beberapa syarat suatu kantor (kantor yang berada di bumi secara nyata bentuk dan rupa, dan tidak termasuk Virtual Office) dikatakan telah memenuhi persyaratan. Neuner dan Haynes memberikan persyaratan umum suatu kantor:

1. Office location and layout (layout dan tata ruang)

Sebuah kantor harus berada disuatu tempat tertentu dan memiliki tata ruang yang diatur sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan.

2. Office personnerl (Kepegawaian kantor)

Ini merupapkan persyaratan yang sangat penting untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor dalam mencapai tujuan organisasi.

3. Office technique, routines and equipt (teknik pekerjaan sehari-hari)

Digunakan untuk membantu aktivitas-aktivitas yang dikerjakan oleh Office Personnel.

4. Office policies (haluan kerja)

Dalam sebuah kantor perlu dibuat ditentukan kebijakan, sehingga personnel akan menjalankan pekerjaan sesuai aturan, teratur, terarah dan sistematis.

 

            Dapat dilihat bahwa poin pertama ditulis bahwa, layout dan tata ruang. Hal ini karena, sebagian besar hari para karyawan dihabiskan di ruang kantor atau ruang kerja nya. Maka tak heran syarat pertama dari kantor yang nyaman adalah tata ruang yang diatur sedemikian rupa agar nyaman dan sesuai dengan kebutuhan karyawan. Bisa dibayangkan bila karyawan menghabiskan waktu kerja nya dalam sebuah ruang yang hanya bertujuan “kerja” saja. Manusia membutuhkan kenyamanan dan ketenangan untuk dapat memaksimalkan potensi terbaik dalam dirinya. Maka dari itu tata ruang sangatlah menentukan, atau bisa disebut indikator paling sederhana dari seberapa nyaman dan tenangkah karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya. Output yang dihasilkan pun dapat menjadi data valid penilaian tata ruang teresebut sudah efektif atau belum.

2.3  FAKTOR YANG BERPENGARUH TERHADAP TATA RUANG KANTOR

 

1. Cahaya

Cahaya merupakan gelombang yang dipancarkan dari suatu sumber cahaya atau apapum itu namanya yang dapat berupa matahari, lilin, lampu. Lalu menyebar keseluruh ruangan (Chaniago, 2013). Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No.1405 tahun 2002, mengatakan bahwa penerangan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas seorang pekerja (Nuraida,2014). karena cahaya dapat mempengaruhi kesehatan pegawai dan keselamatan serta kelancaran kerja karyawan .Dari uraiann diatas dapat disimpulkan pencahayaan atau penerangan merupakan hal yang sangat penting untuk menunjang kinerja karywan. Penerangan adalah salah satu hal yang vital dalam ruang kantor, dimana kita bisa duduk untuk mengerjakan sesuatu selama beberapa jam, namun bayangkan jika pencahayaan di kantor tersebut kurang, bahkan cenderung tidak layak. Maka dapat dipastikan kinerja karyawan tidak akan maskimal, perlu diingat saat bekerja seluruh organ tubuh memegang peranan penting dalam menunjang keberhasilan kerja seseorang.

Pentingnya  sebuah pencahayan menurut (Nuraida, 2014) sebagai berikut;

1. Meningkatnya produktivitas kerja pegawai.
2. Meningkatkan mutu pekerja
3. Mengurangi terjadinya kesalahan
4. Mengurangi ketegangan atau kerusakan mata
5. Mengurangi rasa lelah dan ngantuk
6. Meningkatkan semangat kerja pegawai
7. Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan.

 

(Yusuf,2015) mengatakan bahwa gangguan akibat pencahayaan yang kurang, dan tidak dibenahi secepatnya, lalu ditambah dengan jenis pekerjaan yang sangat membutuhkan pencahayaan yang baik, akan mengakibatkan;

 

a. Gangguan, berair dan memerah pada konjuktiva mata

b. Pandangan dobel

c. Sakit kepala

d. Menurunnya kekuatan akomodasi

e. Menurunnya tajam visual, peka kontras dan kecepatan persepsi

Betapa besarnya dampak yang ditimbulkan dari pencahayaan yang kurang, dan bila dilihat lebih jauh lagi maka perusahaan pun akan merasakan dampak berupa output yang dihasilkan karayawan tersebut.

2.      Warna

Warna juga merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan tata ruang kantor yang akan dirancang oleh perusahaan (Nuraida,2014). Pengunaan warna dalam kantor sangat berpengaruh besar dalam keadaan psikologis seseorang, dalam hal ini karyawan kantor dalam pelaksanaan nya haruslah dirancang untuk kebutuhan kerja secara spesifik.

 Contoh kita jangan membuat dinding ruang rapat berwarna merah, itu merupakan suatu kesalahan, karna warna merah dapat memicu gairah untuk melakukan secara sesuatu, dan juga warna merah dalam tabel yang dijelaskan oleh (Nuraida,2014) mengatakan bahwa warna merah memiliki temperatur panas. Situasi tersebut sangat tidak cocok apabila kita menaruh warna merah pada dinding ruang rapat. Lebih baik kita menggunakan warna biru atau coklat dalam ruang rapat agar situasi tidak panas.

Secara umum akan dijelaskan bagaimana karakteristik setiap warna, (Nuraida, 2014)

 

Warna	Jarak	Temperatur	Efek Psikis
Putih	Netral	Dingin	Ketenangan
Biru	Jauh	Dingin/ Sejuk	KeleluasaanKetentram-an
Hijau	Jauh	Sangat Dingin Atau netral	Menyenang-kan
Merah	Dekat	Panas`	Merangsang kegembira-an dari kegiatan kerja.
Oranye	Sangat dekat	Sangat hangat	Merangsang
Kuning	Dekat	Hangat	Melenyapkan Perasaan Tertekan
Coklat	Sangat dekat	Netral	Merangsang
Ungu	Sangat dekat	Dingin	Agresif

3.      Bunyi / Suara

              Pekerjaan ataupun organisasi yang membutuhkan konsentrasi tinggi haruslah dijauhkan dari suara-suara yang gaduh dan bising (Nuraida,2014). Faktor suara tersebut sangatlah buruk bagi keefektifan dan efisiensi para karyawan. Selain itu pula suara yang gaduh dan bising akan membuat konsentrasi karyawan terpecah, akhirnya dalam pengerjaannya tidak akan makasimal.

Adapun pengaruh dari suara yang gaduh dan bising bagia karyawan adalah sebagai berikut ;

 

a.       Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai.

b.      Menimbulkan kesulitan berkonsentrasi, mengurangi hasil, meningkatkan kesalahan, menimbulkan kesulitan menggunakan telepon, dan menciptakan lebih banyak ketidakhadiran.

c.       Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja pegawai.

d.      Salah pengerjaan dapat saja terjadi karena fokus terganggu

e.       Suasana hati akan kacau

 

Jika dilihat lagi sumber permasalahannya, maka akan ditemukan 2 variabel, yakni internal dan eksternal. Internal disebabkan oleh aktivitas atau kegiatan perusahaan itu sendiri, Eksternal adalah variabel lain dari luar perusahaan, bisa saja lingkungan sekitar perusahaan. Berikut adalah beberapa hal yang bisa dilakukan untuk mengurangi kebisingan dan kegaduhan, yang dapat mengganggu karyawan;

a.       Menggunakan material atau bahan bahan yang dapat menyerap suara, contoh karpet, karpet akan mengurangi suara benda yang jatuh ke lantai dan juga mengurangi suara derap kaki karyawan

b.      Mengurangi alat atau mesin yang memungkinkan terjadinya suara bising, misalnya mesin fotokopi, gantilah dengan mesin fotokopi terbaru dimana tidak terdapat suara bising lagi saat melakukan kegiatan tersebut.

c.       Peralatan yang menimbulkan kebisingan hendaknya ditaruh jauh dari ruang kerja, misalnya generator, atau peralatan listrik lainnya.

4.      Musik

 

(Nuraini,2014) Musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik dapat pula disebut sebagai terapi kecil dalam mengatasi suntuk atau kejenuhan bekerja, untuk sejenak, musik dapat membuat kita sedikit lebih rileks, dan siap untuk kembali bekerja. Selain itu musik berguna untuk hal sebagai berikut:

1. Meningkatkan efisiensi, kepuasan kerja dan produktivitas
2. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi rasa gugup dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini dapat terjadi apabila:

 

a.       Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan kerja.

 

b.      Terdengar samar, volume tidak terlalu kuat, tempo sedang, lembut, tenang.

 

c.       Catatan, musik tidak dibunyikan terus menerus selama jam kerja berlangsung. Melainkan pada waktu-waktu tertentu saja, dimana menjadi titik jenuh karyawan. Misalnya, pada siang hari, saat makan siang/waktu istirahat dan sebelum pulang kerja. Masing-masing dapat dibunyikan sekitar 10-15 menit saja.

 

3. Mengembalikan gairah menyelesaikan pekerjaan,

2.4 Jenis Jenis Tata Ruang Kantor

1.      Ruang Kantor Tertutup

(Donni Juni Priansa, 2015)  Ialah ruangan kantor yang penempatan ruangan kantornya dipisah atau dibagi-bagi kedalam ruang-ruang kerja masing-masing. Biasanya tata ruang seperti digunakan untuk pekerjaan yang mempunyai kerahasian yang tinggi. Keuntungan dari ruang tetutup ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan sangat baik, dengan kemungkinan intervensi dari pihak lain sangat sedikit, kerahasiaan pekerjaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pimpinan, menumbuhkan rasa bertanggung jawab dari karyawan terhadap ruangan kerjanya beserta peralatan yang ada didalamnya, dan pimpinan dapat lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh karyawan.

Lain sisi terdapat kekurangan atau kerugian dari penerapan tata ruang tertutup, membutuhkan biaya yang lebih besar dalam pembutatan ruang kantor, pemeliharaan ruangan, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, bila ada keperluan antar karyawan akan sedikit menghambat, dan sulit mengawasi karyawan.  Kantor tertutup ini biasanya dipakai di kantor pemerintahan provinsi, Kabupaten/Kota hal ini sesuai karna cakupan pekerjaannya sangat luas, dan membutuhkan konsentrasi serta kerahasian.

2.      Ruang Kantor Terbuka

       (Donni Juni Priansa, 2015) Mengatakan bahwa Ruangan kantor ini biasanya ruangan yang besar dan ditempati beberapa karyawan tanpa dipisah dan tanpa sekat. Keuntungan kantor ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar karyawan lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lainnya tanpa harus mondar-mondir, bila ada kebutuhan dengan karyawan lain tidaklah serumit kantor tertutup. Serta memudahkan penyetaraan baik berupa pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi, dimana semua disama ratakan dalam satu ruang kantor, dan yang paling membedakan dengan tata ruang kantor tertutup adalah mudah untuk menata ulang atau melakukan rotasi tempat, dan jelas tidak membutuhkan biaya yang banyak.

        Sedangkan kerugiannya adalah paling utama, timbulnya kegaduhan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasian bagi pekerjaan yang rahasia kurang terjamin karna antar karyawan dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan karyawan lain, lalu bisa menjadi media penyebaran informasi yang belum tentu kebenarannya secara cepat dan menyeluruh dalam satu ruang kantor, tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan lebih terganggu dibanding dengan ruang tertutup karena pimpinan mengawasi dan mengamati secara langsung dalam satu tempat. Ruangan seperti ini biasa digunakan pada kantor kantor pemerintah daerah ataupun lembaga pendidikan.

3.      Ruang Kantor Landscape

(Chaniaago,2013).Tata ruang kantor Landscape adalah tempat bekerja karyawan kantor dimana tiap karyawan diberi ruang kantor untuk melakukan aktivitasnya atau mengerjakan pekerjaannya yang diberi sekat atau bilik tidak full, dengan tinggi sekat 1 sampai 1,5 meter.

Diletakkan berdekatan antar karyawan satu sama lain, namun kali ini dikelompokkan berdasarkan tugas dan fungsinya. Tata ruang kantor landscape merupakan perpaduan dari tata ruang kantor terbuka dan tertutup, hal ini bertujuan untuk mengatasi kekurangan dari kedua bentuk kantor tersebut. Tata ruang kantor landscape memiliki kelebihan yaitu komunikasi antar karyawan dapat selalu terjadi, dan dengan dikelompokkannya karyawan berdasarkan tugas dan fungsi maka akan sangat memudahkan karena hanya dibatasi sekat, lalu terdapat privasi antar karyawan, dan masih dapat terjadinya pemakaian peralatan secara bersama sama.

Namun tata ruang kantor landscape pun memiliki kekurangan, seperti biaya pemeliharaan agak mahal, meskipun tidak semahal tata ruang kantor tertutup, berikutnya membutuhkan ruangan yang luas dan apabila ingin mendekorasi ulang atau renovasi akan cukup rumit, dan yang terakhir adalah beberapa sarana yang disediakan di kantor digunakan secara bergantian.

3.   ANALISIS

3.1.      Objek Penelitian

           

            Setelah pada bab sebelumnya membahas tentang tata ruang kantor, dan juga pentingnya tata ruang yang tepat dalam menunjang kenyamanan dan keberhasilan sebuah perusahaan. Maka selanjutnya penulis akan menjelaskan bagaimana keadaan objek penelitian. Penulis mengambil objek salah satu Sekolah Menengah Atas swasta di Bandung, tepatnya SMA Santa Maria 2 Bandung. Sekolah tersebut beralamatkan di Jalan Sulaksana Baru 1 No.18 Kota Bandung. Dengan luas bangunan 350.000 m² . Penulis akan menjabarkan secara rinci mengenai kondisi objek. Sekolah tersebut memiliki 12 ruang kelas utama, 1 ruang osis, 1 ruang guru, 1 ruang kepala sekolah, 1 ruang tata usaha, 2 lapangan outdoor, 1 ruang kesenian, 1 perupusatakaan, dan sebuah gedung praktek disebelah bangunan utama. Sekolah tersebut cukuplah padat dari segi kegiatan, dengan kegiatan belajar mengajar 5 hari dalam 1 minggu. Dan dengan jumlah tenaga pengajar sebanyak 17 orang yang terdiri dari 2 subjek studi yakni Ipa, dan Ips.

Penulis akan membahas mengenai tata ruang kantor guru di sekolah tersebut. Sebelum lebih jauh, ruang kantor tersebut memiliki warna dasar putih dengan 2 pintu yang ada di depan dan di samping belakang. Ruang kantor tersebut memiliki warna lantai coklat, tanpa disertai karpet, hanya lantai saja. Terdapat sekitar 12 lampu dimana 4 diantaranya diletakkan ditengah sebagai lampu tengah untuk menerangi segala arah. Pertukaran udara terjadi dari kaca yang panjangnya ¾.

Tata ruang yang diterapkan pada ruang kantor guru tersebut berbentuk terbuka. Dengan semua meja berjejer sehingga bentuknya menyerupai lingkaran, dan dibagian pinggir terdapat 2 buah dispenser bagi para tenaga pengajar. lalu bagian tengah hanya diisi oleh 4 komputer dilengkapi mesin printer dan juga alat tulis kantor lainnya, yang memungkinkan untuk pemakaian bersama. Hampir tidak bisa dijumpai jarak antar meja, dan pembatas antar tenaga pengajar hanyalah tumpukan buku subjek studi mereka masing masing atau tumpukan tugas siswa. Selain itu terdapat pula loker dari setiap tenaga pengajar yang berada tepat dibelakan tempat mereka duduk. Masing masing meja diberi sebuah komputer untuk memudahkan pekerjaan mereka. Sebagai tambahan kepala sekolah berada di ruang guru, karena beliau merupakan salah satu guru subjek Ips, dan dengan ciri tata ruang kantor terbuka, beliau berada di bagian terdalam, hal ini untuk memudahkan beliau memantau dalam segala arah.

3.2 Analisis Objek

Tata ruang kantor atau bisa kita sebut layout, diterapkan berdasarkan kebutuhan dan juga situasi dari pada organisasi itu sendiri. Menurut penulis tata ruang kantor yang diterapkan di sekolah tersebut sudah tepat, namun ada beberapa kekurangan yang penulis temukan dalam tata ruang kantor tersebut. Dengan 17 tenaga pengajar, atau bisa disebut karyawan,  dan satu diantaranya adalah kepala sekolah, atau bisa disebut pimpinan. Ruang tersebut cukup ramai dan sedikit penuh. Terlebih bila siswa masuk kedalam ruang kantor tersebut, sehingga menambah padat lalu lintas disana. Bila sedang jam istirahat, kepadatan mulai terjadi disana, dengan keluar masuknya karyawan, sampai murid pun terkadang berada disana untuk sekedar bertanya atau mengumpulkan tugas.

            Terdapat dua buah dispenser yang ditaruh di ujung kanan depan, bagi yang berada disisi area dispenser tentu akan memudahkan, namun bagaimana dengan yang berada di ujung belakang, tentu akan mempersulit, ditambah tiap karyawan kadang bercengkrama satu sama lain, dan menghalangi jalan. Tata ruang kantor terbuka memanglah tidak ada pemisah meja kerja tiap tiap karyawan, namun penulis menganggap untuk ruang kantor guru sebaiknya menggunakan tata ruang landscape setidaknya ada pemisah antar karyawan. Sampai saat ini pemisah meja satu dengan meja yang lain adalah tumpukan buku atau pekerjaan siswa, sesuai subjek studi nya. Bila dilihat dari luar maka terlihat tidak teratur dan bisa saja buku buku tadi terselip atau terbawa oleh karyawan sebelahnya. Privasi juga dibutuhkan dalam organisasi seperti ini.

Di sisi lain ada pemanfaatan yang sesuai dari tata ruang kantor terbuka, yakni pimpinan terlihat sangat mudah untuk mengatur atau memantau para karyawannya, 16 karyawan dapat dipantau dengan posisi meja kerja pimpinan yang dapat melihat secara menyeluruh. Arus informasi atau instruksi akan mudah disampaikan oleh pimpinan kepada para karyawannya, lalu bila ada kebutuhan antar orang dalam ruang kantor tersebut, tidak akan sulit, karena bisa dilakukan hanya dengan menoleh atau berjalan sedikit untuk menghampiri. Penempatan peralatan kantor serta 4 komputer beserta printer ditengah cukup membantu bagi siapapun yang membutuhkannya, namun kadankala terjadi penumpukan karyawan disana, yang mengakibatkan karyawan berbicara sembari menunggu, hal itu menimbulkan kegaduhan, padahal karyawan lain sedang mengerjakan pekerjaannya masing masing.

Dari segi pencahayaan, sudah cukup, ditambah warna dinding putih, yang memantulkan cahaya kembali, selain itu putih merupakan warna yang netral dan juga efeknya dapat menenangkan pikiran dan hati seseorang. Lantai pun berwarna coklat, melambangkan ketenangan, meskipun kadangkala tidak berpikir terlalu jauh bahwa lantai dapat menghasilkan efek psikis tenang. Sirkulasi udara cukup terpenuhi, namun dalam kasus tertentu misal jam istirahat, dimana terdapat banyak orang yang memasuki ruang tersebut, akan terasa pengap dan penuh dengan lalu lintas keluar masuk ruangan.

3.3 Keterkaitan Objek Dengan Kajian Literatur

            Pada kajian literatur sudah dijelaskan bahwa salah satu syarat utama yang mementukan sebuah kantor dikategorikan nyaman, adalah terdapat keseuaian antara kebutuhan dan kondisi perusahaan. Itu merupakan indikator paling utama, dan berimbas pada hal hal lainnya. Jika dilihat, objek sepertinya kurang cocok dengan tata ruang terbuka, terasa lebih cocok apabila menggunakan tata ruang landscape, dimana penggabungan antara tata ruang tertutup dan terbuka. Mengapa demikian, karena setiap karyawan disana memiliki subjek pekerjaan yang berbeda beda, alangkah lebih baik bila digolongkan berdasarkan subjek pekerjaan yang sama, semisal tenaga pengajar IPA digolongkan bersama, begitupun subjek lainnya. Ini digunakan untuk memudahkan satu sama lain. Dengan seperti itu antar karyawan pun akan merasakan kenyamanan. Bukti bahwa tata ruang yang kurang tepat akan mengganggu kenyaman adalah saat banyak orang lalu lalang dan ada karyawan lain memenuhi tempat kerja nya, maka karyawan tersebut kadang menunjukkan raut muka yang menandakan bahwa dia tidak nyaman di situasi seperti itu.

            Kondisi lain, seringkali terjadi pekerjaan dari satu karyawan tercecer ke meja kerja karyawan lain. Terlihat karyawan tadi mencari cari pekerjaannya sambil bertanya kepada rekan sebelahnya, namun seperti yang diketahui bahwa tiap karyawan memiliki hal yang harus dikerjakan, jadi kadang mereka tidak merespon dengan serius, apa yang dikatakan karyawan tadi yang sedang mencari pekerjaannya yang hilang. Tentu saja ini akan menghambat kinerja dan kesuksesan organisasi / perusahaan itu sendiri. Kadangkala timbul rasa tidak perduli satu sama lain, pada saat saat tertentu. Hal tersebut pernah penulis lihat secara langsung, seorang siswa bertanya kepada guru nya, mengenai tugasnya yang belum kembali, sementara temannya sudah menerima. Guru tersebut mengatakan, bahwa ia akan mencarinya ulang, siapa tahu terselip. Itu sangat merugikan kedua belah pihak, dan akhirnya berdampak pada kesuksesan perusahaan secara luas.

            Dari segi warna dinding dan lantai, sudah sangat sesuai hal itu bertujuan untuk menumbuhkan rasa tenang dan rileks saat bekerja. Saat jam istirahat atau sebelum jam masuk, seringkali terdengar musik musik instrumental yang bertempo pelan dan menyegarkan siapapun yang mendengarnya, efeknya terasa setelah jam istirahat, dimana para karyawan siap mengajar dengan pikiran yang lebih rileks dan fokus. Jauh berbeda saat mereka jenuh dan bosan. Ternyata musik dapat sangat berpengaruh bagi pikiran dan hati para karyawan

 

4.      KESIMPULAN

 

Berdasarkan pembahasan diatas, dalam sebuah organisasi, atau perusahaan sumber daya manusia adalah faktor atau unsur paling penting dan utama, namun bukan berarti faktor lain tidak diperhatikan. Sebuah perusahaan merupakan tempat dimana semua hal saling bersinergi untuk mewujudkan tujuan utama dari perusahaan tersebut. Maka tata ruang kantor atau layout, pun merupakan salah satu hal yang penting dan harus diperhatikan demi menunjang kenyamanan dan kesuksesan perusahaan. seorang karyawan akan bekerja dengan optimal apabila ia merasa nyaman, tenang, dan lingkungan yang mendukung.

 

Bila hal tersebut diabaikan maka akan terjadi masalah masalah kecil yang akan terus berkesinambungan, lalu tak terasa sudah menjadi masalah yang sangat besar bagi perusahaan tersebut. Penulis sudah melalkukan pengamatan tata ruang kantor di Sekolah Menengah Atas Santa Maria 2 Bandung. Terdapat beberapa hal yang relevan dengan kajian literatur, penulis pun merasakan hal tersebut sewaktu bersekolah disana dan tanpa disadari hal hal kecil seperti sekat antar meja kerja akan sangat membantu para karyawan untuk dapat fokus dalam pekerjaannya. Sudah seharusnya pimpinan perusahaan sadar akan hal tersebut, karna bukti nyata sudah ada, namun skala nya saja yang belum terlalu besar. Kenyamanan adalah hal sederhana yang akan memberikan perbedaan yang besar bila diterapkan dan sesuai dengan kebutuhan. Intinya adalah tata ruang kantor sangatlah penting, dan semua jenis tata ruang kantor memiliki kelebihan dan kekurangannya masing masing, dan semua tata ruang adalah baik, namun harus disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan itu sendiri.

Daftar Pustaka

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung, Jawa Barat, Indonesia: CV Akbar Limas Perkasa.

Donni Juni Priansa, S. S. (2015). MANAJEMEN PERKANTORAN (Efektif, Efisien, dan Profesional). Bandung: ALFABETA BANDUNG.

Nuraida, I. (2014). MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN. Depok: PT Kanisius (Anggota IKAPI).

Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

 

Yusuf, M. (2015). Efek Pencahayaan Terhadap Prestasi dan Kelelahan Kerja Operator. Seminar Nasional IENACO, 24-29.